Projekt polega na przeprowadzeniu serii działań, mających na celu zwiększenie kompetencji pracowników administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego w zakresie obsługi studentów z zagranicy. Wpłynie to bezpośrednio na usprawnienie procesu przyjmowania studentów, począwszy od ich rekrutacji, przez obsługę toku studiów a kończąc na śledzeniu losów zagranicznych absolwentów.
Grupą docelową w projekcie są pracownicy administracji uniwersyteckiej na szczeblu centralnym oraz wydziałowym, do których obowiązków należy obsługa kandydatów na studia oraz studentów zagranicznych – zarówno regularnych jak i uczestników wymian.
Planowane działania obejmują przeprowadzenie szeregu szkoleń, podzielonych na bloki tematyczne z uwagi na potrzebę kompleksowego przeszkolenia pracowników. Z tego względu wyróżnione zostały panele: językowy (doskonalenie znajomości języka angielskiego), kompetencji miękkich (m.in. kompetencje międzykulturowe) oraz kompetencji twardych, takich jak znajomość regulaminu studiów, bezpieczeństwo studentów i zagadnienia związane z legalizacją pobytu.

Rezultatem działań będzie podniesienie kompetencji uczestników w zakresie obsługi studentów zagranicznych - zarówno w obrębie kompetencji miękkich związanych z wyzwaniami, jakie stawia wielokulturowość studentów przyjeżdżających, jak i pod kątem znajomości języków obcych, ze szczególnym uwzględnieniem języka angielskiego.

Proponowany projekt ma na celu nie tylko podniesienie kompetencji kadry administracyjnej związanych z obsługą cudzoziemców, ale też w dalszej perspektywie przyczyni się do promowania postaw otwartości i tolerancji w środowisku akademickim UJ.

Szkolenia z zakresu kompetencji twardych

 

1. Weryfikacja dokumentów

Tematyka szkolenia:

1. Podstawy prawne oraz zasady obowiązujące w przypadku przyjmowania na studia pierwszego stopnia, drugiego stopnia, studia doktoranckie oraz podyplomowe kandydatów posiadających wykształcenie zdobyte za granicą.
2. Świadectwa ukończenia szkoły średniej oraz dyplomy ukończenia studiów wyższych.
3. Zagadnienia nostryfikacji dyplomów oraz dokumentów wymaganych od studentów, którzy przenoszą się na Uczelnię.

 

2. Prawo pracy i rynek w Polsce w kontekście studentów obcokrajowców

• Szkolenie składać się będzie z trzech części. Pierwsza, prowadzona przez pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie poświęcona będzie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce (studenci, absolwenci oraz pracownicy naukowi).
• Drugą część poprowadzą pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy, którzy zapoznają uczestników m.in. z zagadnieniami dotyczącymi zasad podejmowania pracy przez cudzoziemców w Polsce, sprawami związanymi z umowami o pracę oraz rozwiązywaniem problemów dotyczących nieprzestrzegania praw pracowniczych.
• W części trzeciej, prowadzonej przez pracowników Biura Karier UJ, uczestnicy będą mieli okazję zapoznania się z: ofertą Biura Karier dla cudzoziemców, wynikami z badania studentów cudzoziemców, ich obecną sytuacją zawodowo – edukacyjną oraz najnowszymi trendami na rynku pracy w Krakowie i w całym kraju.

 

3. Dokumentacja przebiegu studiów

Tematyka szkolenia:

1. Wymogi formalne oraz aspekty praktyczne dotyczące dokumentacji przebiegu studiów wyższych.
2. Dokumenty wymagane od kandydatów na studia, dokumenty postępowania rekrutacyjnego.
3. Dokumentacja przebiegu studiów wyższych.
4. Dokumentacja związana z ukończeniem studiów wyższych.
5. Czynności administracyjne związane z dokumentacją przebiegu studiów wyższych.
6. Uwierzytelniania dokumentów o wykształceniu.
7. Zagadnienia dot. sporządzania i wydawania dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplementu do dyplomu, ze szczególnym uwzględnieniem odpisów wydawanych w tłumaczeniu na języki obce i duplikatów tych dokumentów.
8. Wymiana dokumentów o wykształceniu w razie zmiany danych osobowych.

 

4. Bezpieczeństwo studentów

Tematyka szkolenia:

1. Procedury zapewniania bezpieczeństwa obowiązujące w uczelni.
2. Rozwiązania instytucjonalne – gdzie szukać pomocy na UJ?
3. Podstawowe zagadnienia prawne (w tym wybrane typy czynów zabronionych, zakaz dyskryminacji w edukacji, postępowanie wyjaśniające i dyscyplinarne etc.).

 

5. Ustalanie dochodów obcokrajowców i szkolenie dla koordynatorów pomocy materialnej

Tematyka szkolenia:

1. Zasady podejmowania i odbywania studiów przez cudzoziemców.
2. Zasady podejmowania i odbywania studiów a uprawnienia studenta-cudzoziemca: stypendium socjalne, stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych, zapomoga, stypendium rektora dla najlepszych studentów, stypendium ministra za wybitne osiągnięcia, stypendium doktoranckie, stypendium z dotacji projakościowej, stypendium doktoranckie w myśl nowej ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
3. Inne formy wsparcia finansowego studentów-cudzoziemców: stypendium strony polskiej, stypendia własne uczelni.
4. Ustalanie dochodu rodziny studenta/doktoranta na cele przyznawania świadczeń pomocy materialnej: ustalanie składu rodziny, rodzaje dochodów opodatkowanych oraz niepodlegających opodatkowaniu, dokumentowanie sytuacji finansowej studenta/doktoranta-cudzoziemca.
5. Ustalanie dochodu rodziny studenta/doktoranta – warsztaty.

 

6. Opłaty

Tematyka szkolenia:

1. Uprawnienia i obowiązki związane z kwestiami finansowymi na Uczelni.
2. Zasady pobierania opłat za studia.
3. Studia nieodpłatne, studia za pełną odpłatnością.
4. Kategorie wnoszonych opłat (czesne, opłata za powtarzanie zajęć, opłata za realizację zajęć w trybie tzw. awansu).
5. Zwolnienie z opłaty za studia.
6. Rozłożenie opłaty na raty, odroczenie terminu płatności.
7. Wymagane dokumentach oraz terminy do składania wniosków.  

 

7. Ubezpieczenia zdrowotne i NNW

Tematyka szkolenia:

1. Ubezpieczenie zdrowotne studenta/doktoranta.
2. Świadczenia opieki zdrowotnej finansowane ze środków publicznych – osoby uprawnione do korzystania.
3. Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego.
4. Dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne.
5. Procedura wnioskowania o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne.
6. Ubezpieczenie od kosztów nieszczęśliwych wypadków.

 

8. Skreślenia w systemie USOS

Tematyka szkolenia:

1. Wprowadzanie do systemu informatycznego USOS informacji dotyczących skreśleń z listy studentów UJ studentów cudzoziemców.
2. Wygenerowanie decyzji administracyjnej w sprawie skreślenia z listy studentów.
3. Omówienie poszczególnych pól systemu wymagających uzupełnienia.
4. Uzupełnieniu danych w zakresie wydania i doręczenia decyzji stronie.
5. Prawidłowe obliczenie biegu terminu do wniesienia odwołania od decyzji w sprawie skreślenia z listy studentów UJ i daty, z którą dana decyzja staje się ostateczna.
6. Daty wniesienia przez stronę odwołania od decyzji. Daty wydania decyzji.

 

9. Regulamin studiów

Tematyka szkolenia:

1. Analiza zapisów Regulaminu studiów w kontekście konkretnych przykładów oraz pojawiających się problemów.
2. Omówienie kwestii dotyczących zaliczenia roku studiów, powtarzania roku studiów i przedmiotu, ukończenia studiów, indywidualnej organizacji toku studiów, udzielenia urlopu od zajęć, skreślenia z listy studentów oraz wznowienia studiów i formy podejmowania rozstrzygnięć w w/w sprawach.

 

10. Legalizacja pobytu

Tematyka szkolenia:

1. Terminy i wymogi ubiegania się o wizę oraz zezwolenie na pobyt.
2. Wzory i formularze wymagane przy ubieganiu się o wizę i kartę pobytu.
3. Wnioski, a specyfika krajów, z których pochodzą cudzoziemcy odbywający studia w UJ.
4. Legalizacja pobytu cudzoziemców a bezpieczeństwo studentów-cudzoziemców.
5. Przekroczenie czasu legalnego pobytu w Polsce, konsekwencje nielegalnego pobytu w Polsce. Monitorowanie pobytu cudzoziemców w Uczelni.

 

11. Obsługa studentów z programów wymian

Tematyka szkolenia:

1. Współpraca administracji ogólnouczelnianej z jednostkami dydaktycznymi.
2. Rodzaje wymian, programy wymian międzynarodowych - program Erasmus+, Utrecht Network, CEEPUS i inne.
3. Podobieństwa i różnice w obsłudze studentów z wymiany.
4. Obsługa platformy do rejestracji studentów online.
5. Wymiana dotychczasowych doświadczeń na linii sekretariat – student.
6. Wspólne dobre praktyki w obsłudze cudzoziemców w UJ.

Szkolenie z zakresu kompetencji miękkich

1. Kompetencje międzykulturowe

Celem szkolenia jest zwiększenie kompetencji międzykulturowych grupy pracowników administracji UJ za pomocą metod szkoleniowych łączących wiedzę teoretyczną z praktyczną takich jak: wykład interaktywny, analiza przypadków, ćwiczenia grupowe, dyskusje oraz rozwiązywanie realnych problemów. Uczestnicy będą zachęcani do zadawania pytań, dzielenia się doświadczeniami, eksperymentowania i samodzielnego odkrywania wiedzy, co pozwoli na głębsze zrozumienie tematu.

Aby zapewnić aktywny udział uczestników w szkoleniu, planujemy utworzenie dwóch grup liczących do 20 osób. Osoba prowadząca będzie doświadczonym ekspertem z obszaru współpracy z przedstawicielami różnych kultur w zakresie kompetencji międzykulturowych.
Efektem szkolenia będzie zwiększenie znajomości zjawisk i procesów występujących w środowisku międzykulturowym takich jak: różnice kulturowe, stereotypy, uprzedzenia i dyskryminacja oraz poznanie mechanizmów charakterystycznych dla sytuacji migracji, m.in. takich jak szok kulturowy.
Odbędą się dwa 7-godzinne szkolenia w grupach po 20 osób.

2. Internacjonalizacja (dobre praktyki)

Celem szkolenia jest zwiększenie kompetencji w zakresie wiedzy na temat obszarów, wymiarów i celów internacjonalizacji w szkolnictwie wyższym oraz jej potrzebie i wyzwań w perspektywie rozwoju i przyszłości na rynku polskim i światowym.
Zajęcia odbędą się w dwóch grupach liczących maksymalnie do 20 osób.
Szkolenie składać będzie się z trzech części, w czasie których omówione zostaną m.in. zagadnienia wprowadzające: czym jest internacjonalizacja, historia internacjonalizacji, obszary umiędzynarodowienia, strategia internacjonalizacji, wyzwania internacjonalizacji i trendy w światowym szkolnictwie wyższym.
Uczestnicy szkolenia zdobędą wiedzę z zakresu internacjonalizacji na uczelni wyższej, co pozwoli na lepsze zrozumienie samego zjawiska internacjonalizacji oraz potrzeby wprowadzania jej na macierzystej uczelni.
Odbędą się dwa 7-godzinne szkolenia w grupach po 20 osób.

3. Etykieta (obsługa obcokrajowców)

Szkolenie, które ułatwi kontakt ze studentami zagranicznymi z uwzględnieniem wymogów formalno-kulturowych, z jakimi spotykają się w czasie obsługi studentów cudzoziemców.
Szkolenie zostanie przeprowadzone w niewielkiej grupie uczestników (20 osób) w formie wykładu z elementami warsztatowymi.

W ramach szkolenia omówione zostaną następujące zagadnienia:
1) wprowadzenie w tematykę - podstawowe pojęcia z zakresu kurtuazji; w szczególności: co to jest kurtuazja międzynarodowa, jakie najważniejsze odmienności kulturowe można napotkać w relacjach zawodowych pracując na stanowisku administracyjnym w uniwersytecie;
2) precedencja i tytułowanie; w szczególności: jak posługiwać się w mowie oraz piśmie stopniami i tytułami naukowymi, jakie istnieją tytuły kurtuazyjne, na czym polegają ogólne zasady pierwszeństwa;
3) korespondencja; w szczególności: jakie są główne zasady netykiety, jak posługiwać się wizytówkami, jakie reguły rządzą sporządzaniem, wysyłaniem i przyjmowaniem zaproszeń, jak zadbać o corporate identity;
4) negocjacje jako sposób załatwiania sporów i zawierania umów o współpracy; podpisywanie porozumień, w szczególności: jak wzmocnić swoją kreatywność;
5) jak odpowiednio ubierać się do pracy w uniwersytecie.

Planowane rezultaty i działanie: dostarczenie wiedzy oraz wyposażenie kursantów w kompetencje społeczne związane z umiejętnością postępowania podczas świadczenia pracy na stanowisku administracyjnym w uniwersytecie w sposób zgodny z etykietą.
Odbędą się dwa 6-godzinne szkolenia w grupach po 20 osób.

Szkolenia językowe

Szkolenie z obsługi studenta zagranicznego w języku angielskim

Celem szkolenia jest podniesienie kompetencji językowych pracowników w zakresie obsługi studentów zagranicznych. Przeprowadzona wśród pracowników ankieta wykazała zróżnicowany poziom znajomości języka – prawie 60% ankietowanych wykazuje się znajomością angielskiego na poziomie B2 i C1, jednocześnie jednak są również pracownicy, którzy nie mieli dotąd styczności z językiem angielskim (około 10% ankietowanych deklaruje znajomość języka na poziomie A2 i niższym). W ramach projektu przeprowadzone zostaną szkolenia z obsługi studenta zagranicznego, prowadzone na wszystkich poziomach zaawansowania (zgodnie ze stwierdzonym zapotrzebowaniem) dla grupy pracowników administracyjnych UJ, którzy w codziennej pracy mają styczność z cudzoziemcami.

Planowany zakres szkolenia – 16 godzin dla każdej grupy (12-15 osób), w sumie 6 grup szkoleniowych. Wszystkie zajęcia w ramach każdej grupy szkoleniowej odbywać się będą w przeciągu miesiąca: proponowany harmonogram: osiem spotkań po dwie godziny, możliwie dwa spotkania w tygodniu.
Uczestnicy otrzymają możliwość dostępu do materiałów szkoleniowych za pomocą platformy e-learningowej. Ponadto w ramach zadania zostaną również stworzone pakiety informacyjne, które w wersji papierowej otrzymają beneficjenci szkolenia.
Po zakończonym szkoleniu pracownicy przejdą test, co pozwoli na ewaluację wyników.

W celu zarejestrowania się na szkolenia w ramach Projektu Nice to See JU! uprzejmie prosimy o wejście na stronę rejestracyjną i założenie konta: http://rejestracja.wtp.uj.edu.pl/.

 

Kandydaci zainteresowani udziałem w Projekcie powinni zarejestrować się za pośrednictwem formularza rejestracji internetowej, w terminach wskazanych na stronie rejestracji internetowej Projektu.

Rejestracja na szkolenia za pośrednictwem formularza rejestracji internetowej jest równoważna z akceptacją Regulaminu rekrutacji i udziału w Projekcie.

Uczestnicy Projektu powinni uzupełnić Deklarację udziału w projekcie (Załącznik nr 1 do Regulaminu), Formularz zgłoszeniowy uczestnika projektu (Załącznik nr 2 do Regulaminu)  wraz z pisemnym Oświadczeniem kandydata i  dostarczyć je do organizatorów szkolenia na pierwszym z wybranych szkoleń.

Powyższe wzory dokumentów stanowią załączniki do Regulaminu oraz są dostępne do pobrania poniżej w zakładce Dokumenty dla uczestników.

Uczestnik Projektu jest zobowiązany do:

• przestrzegania Regulaminu rekrutacji i udziału w Projekcie;
• regularnego, punktualnego i aktywnego uczestnictwa w szkoleniach;
• każdorazowego potwierdzania uczestnictwa w zajęciach na liście obecności;
• wypełniania ankiety ewaluacyjnej po odbyciu szkoleń;

Proces ewaluacji uczestnictwa w Projekcie:

• Każdy Uczestnik Projektu po odbyciu szkoleń otrzyma przesłany drogą emailową kod dostępu (tzw. token) oraz link do ankiety online.
• Za pomocą tokenu Uczestnik Projektu będzie miał dostęp do ankiety ewaluacjnej dostępnej pod linkiem: http://survey.nawa.gov.pl/
• Każdy Uczestnik Projektu otrzymuje jeden token - obowiązuje zasada: „1 uczestnik = 1 token”, czyli: każdy token można przekazać tylko jednemu uczestnikowi oraz każdy uczestnik projektu może otrzymać tylko jeden token.
• Każdy Uczestnik Projektu jest zobowiązany do uzupełnienia ankiety po odbyciu szkoleń na które się zarejestrował.